JRP.POIIS.071.2.5.2018                                                          Warszawa, dnia 18  stycznia 2018 r.

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Akademia Teatralna im. Aleksandra Zelwerowicza w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na realizację zamówienia opisanego szczegółowo w niniejszym zapytaniu ofertowym.

1. Opis przedmiotu zamówienia

1)    Dane projektu, w ramach którego prowadzone jest postępowanie

„Poprawa warunków prowadzenia działalności kulturalnej i edukacji artystycznej poprzez unowocześnienie wyposażenia Akademii Teatralnej w Warszawie” nr POIS.08.01.00-00-1003/17 realizowany przez Akademię Teatralnąim. Aleksandra Zelwerowicza w Warszawie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach działania 8.1 Ochrona dziedzictwa kulturowego i rozwój zasobów kultury, oś priorytetowa 8 Ochrona dziedzictwa kultury i rozwój zasobów kultury Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020

2)         Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: mazowieckie Powiat: Warszawa Miejscowość: Warszawa

3)    Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie kompleksowej obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w ramach Projektu, w tym podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych ogłaszanych na podstawie harmonogramu wskazanego przez Zamawiającego. Przedmiotowe usługi muszą być świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokumentami programowymi regulującymi zasady funkcjonowania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020.

Zakres usług realizowanych w ramach niniejszego zamówienia jest zgodny z zapisami  obejmuje:

1)       doradztwo w zakresie wyboru właściwego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zależności od planowanego do zlecenia zadania;

2)       weryfikacja poprawności dokonanego szacowania wartości przedmiotu zamówienia;

3)       sformułowanie oraz przygotowanie dokumentacji z zakresu zamówień publicznych co do których istnieje obowiązek stosowania PZP jak i zwolnionych z tego obowiązku, w szczególności ogłoszeń o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, na żądanie Zamawiającego – opisów przedmiotu zamówienia, projektów umów, zarządzeń w sprawie powołania komisji przetargowej wraz ze stosownym regulaminem, protokołów postępowań, oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 2 PZP, ogłoszeń o udzieleniu zamówienia oraz innych niezbędnych dokumentów do postępowań o udzielenie zamówienia w innym trybie;

4)       weryfikacja poprawności dokumentacji pod względem formalnoprawnym;

5)       doradztwo w sprawach merytorycznych poszczególnych postępowań;

6)       przedstawianie każdorazowo na żądanie Zamawiającego opinii, uzasadnień, stanowisk na temat zagadnień w ramach prowadzonych postepowań i trwającego projektu;

7)       nadzór nad poprawnością i terminowością prowadzonych postępowań;

8)       kompletowanie dokumentacji dotyczącej każdego postępowania zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego;

9)       każdorazowy udział w powołanych komisjach przetargowych oraz w zespołach, o których mowa w art. 20a ustawy PZP;

10)   sporządzanie i przekazywanie do właściwych publikatorów wymaganych prawem ogłoszeń, umieszczanie i aktualizowanie wymaganych dokumentów postępowań na stronie internetowej Zamawiającego;

11)   opracowywanie w całości specyfikacji istotnych warunków zamówienia, lub niezbędnych dokumentów do postępowań o udzielenie zamówienia w innym trybie;

12)   doradztwo podczas postępowań, w tym opracowywanie odpowiedzi na pytania wykonawców oraz innej dokumentacji niezbędnej w toku postępowania, w szczególności: pism, wniosków, zaświadczeń, wezwań, oświadczeń – w terminie wynikającym z charakterystyki tych dokumentów; wykonawca przedstawiać będzie Zamawiającemu harmonogram wystosowywanych odpowiedzi;

13)   opracowanie harmonogramu czynności Zamawiającego związanych z otwarciem ofert;

14)   weryfikacja, badanie i ocena ofert i innej dokumentacji złożonej przez wykonawców  pod względem prawnym oraz ich kompletności i zgodności z wymaganiami Zamawiającego oraz obowiązującymi przepisami;

15)   sporządzanie protokołu udzielenia zamówienia;

16)   wykonywanie czynności wymaganych dla udzielenia zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy PZP, w szczególności konsultowanie, opiniowanie i formułowanie wymaganych dokumentów;

17)   przygotowanie projektów dokumentów zgodnych z kryteriami i wytycznymi obowiązującymi dla danych typów projektów oraz zgodnych z regulaminami Zamawiającego;

18)   koordynacja ogłaszanych przetargów i zamówień publicznych udzielanych w innym trybie, w tym wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy PZP;

19)   przygotowywanie projektów rozstrzygnięć postępowań, oraz uzasadnień dla odrzucenia oferty lub wykluczenia wykonawcy;

20)   dbałość o zgodność konsultowanych, opiniowanych i formułowanych dokumentów z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokumentami programowymi regulującymi zasady funkcjonowania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020;

21)   opracowywanie rozstrzygnięć w przypadku wniesienia informacji o czynności niezgodnej z ustawą;

22)   opracowywanie odpowiedzi na odwołanie, przygotowanie stanowiska Zamawiającego w odpowiedzi na ewentualnie wnoszone środki ochrony prawnej, z wyłączeniem reprezentacji przed Krajową Izbą Odwoławczą;

23)   przedstawianie Zamawiającemu opinii i projektów dotyczących zmian umów, wypowiedzeń i odstąpień od umów z wykonawcami oraz przygotowywanie stosownych dokumentów na żądanie i według wskazań Zamawiającego;

24)   przygotowywanie projektów i prowadzenie dokumentacji zgodnie z kryteriami i wytycznymi obowiązującymi dla danych typów projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi Zamawiającego;

25)   współpraca z Zamawiającym przed i podczas kontroli projektu, w okresie do 5 lat od jego zakończenia, poprzez: weryfikację kompletności dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, przygotowanie i udzielanie w imieniu Zamawiającego wyjaśnień, przygotowywanie opinii i odpowiedzi na ewentualne zastrzeżenia,  stawiennictwo w siedzibie Zamawiającego;

26)   każdorazowo uzyskiwanie wymaganych uzgodnień treści formułowanych dokumentów ze stosownymi jednostkami i organami Zamawiającego; w przypadku konieczności korekty treści dokumentacji opracowanie kolejnej wersji dokumentacji;

27)   w przypadku podjęcia przez Zamawiającego decyzji o udzieleniu zamówień dodatkowych lub uzupełniających świadczenie doradztwa w pełnym zakresie również w stosunku do postępowań w sprawie tych zamówień;

28)   ponowne przeprowadzenie postępowań w przypadku zaistnienia takiej konieczności;

29)   opracowywanie uzasadnień/ odwołań od decyzji organów kontrolujących postępowania prowadzone w ramach projektu „Poprawa warunków prowadzenia działalności kulturalnej i edukacji artystycznej poprzez unowocześnienie wyposażenia Akademii Teatralnej w Warszawie” nr POIS.08.01.00-00-1003/17.

Usługi doradcze, stanowiące przedmiot niniejszego Zamówienia świadczone będą zgodnie z poniższym harmonogramem:

* Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że działania opisane w wierszu 3. i 4. Tabeli zamieszczonej w ust. 1 powyżej, mogą być przeprowadzone w ramach jednego postępowania z podziałem na zadania, jeśli tak uzgodnią Zamawiający z Wykonawcą.

** Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że terminy postępowań, o których mowa w  wierszach 1-8 tabeli, prowadzonych w ramach Projektu, mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie.

Wykonawca będzie świadczył usługi zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego ustnie – osobiście w siedzibie Zamawiającego, telefonicznie, pisemnie, drogą mailową lub inną formą elektroniczną. W takiej samej formie Wykonawca będzie dostarczał projekty dokumentów.

Odpowiedzi na pytania Zamawiającego, konsultacji oraz opinii Wykonawca będzie udzielał w terminie do trzech dni roboczych, lub krótszym, gdy wymagają tego specyfika postępowania i związane z nią uregulowania prawne.

Wykonawca ponadto będzie świadczył usługi objęte przedmiotem zamówienia w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca zapewni stałą obecność osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy, będącej uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy, co najmniej dziesięć razy w miesiącu, w dniach i godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, w wymiarze czasu określonym przez Zamawiającego, wynikającym z konieczności zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania.

Projekty dokumentów oraz inne czynności w trakcie postępowania, Wykonawca będzie sporządzał i wykonywał w terminie umożliwiającym terminową realizację projektu oraz zachowanie terminów wymaganych przepisami prawa orazdokumentami programowymi regulującymi zasady funkcjonowania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, tj. przekazywał projekty stosownych dokumentów do podpisu przez Zamawiającego na co najmniej dwa dni robocze przed upływem terminu przewidzianego przepisami prawa.

Wykonawca zapewni stałą dostępność telefoniczną pod wskazanym numerem telefonu oraz mailową pod wskazanym adresem w godzinach pracy Zamawiającego.

Wykonawca będzie zobowiązany do uczestnictwa przed i w trakcie kontroli dotyczących projektu „Poprawa warunków prowadzenia działalności kulturalnej i edukacji artystycznej poprzez unowocześnienie wyposażenia Akademii Teatralnej w Warszawie” nr POIS.08.01.00-00-1003/17 w zakresie zamówień publicznych, również po zakończeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w ramach projektu. Dotyczy to również kontroli Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Poprzez uczestnictwo rozumieć należy, osobiste stawiennictwo w siedzibie Zamawiającego, weryfikację kompletności dokumentacji, udzielanie wyjaśnień oraz opinii, przygotowywania odpowiedzi na ewentualne zastrzeżenia podmiotów kontrolujących.

1.        Zapytanie ofertowe  (ogłoszenie) skierowane jest zarówno do firm jak i osób fizycznych (w takim przypadku zostanie zawarta umowa – zlecenie).

2.        W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej cena podana w ofercie musi zawierać wszystkie składniki wynagrodzenia jakie Zamawiający będzie zobowiązany odprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami, łącznie ze składkami występującymi po stronie Zamawiającego.

4)         Kod CPV

79400000-8 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne

79140000-7 - Doradztwo prawne i usługi informacyjne

2. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania

1)         Wiedza i doświadczenie

Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania się posiadaniem doświadczenia w wykonaniu w okresie ostatnich trzech lat licząc od dnia upływu terminu składania ofert co najmniej 2 usług polegających na świadczeniu doradztwa na rzecz dwóch różnych jednostek sektora finansów publicznych w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, ze zm.) w ramach których przeprowadzono co najmniej  1 postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego dla każdego wykazanego podmiotu, w  tym co najmniej 1 postępowanie o wartości powyżej kwot z art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Wykonawca powinien załączyć do oferty wykaz usług – zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zaproszenia zawierający nazwę zamawiającego, wartość przedmiotu zamówienia, datę wykonania usługi, zakres przedmiotu zamówienia. Wykazane zamówienia muszą być poparte dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie, wystawionymi przez podmiot, dla którego Wykonawca świadczył usługi wymienione w wykazie.

2)         Osoby zdolne do wykonania zamówienia

Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania się dysponowaniem jedną osobą posiadającą co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz posiadającą doświadczenie w zakresie realizacji co najmniej jednego postępowania o wartości powyżej kwot z art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Wykonawca powinien załączyć do oferty wykaz osób które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia– zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do zaproszenia zawierający imię i nazwisko osób, o których mowa powyżej, informację dotyczącą wymiaru czasowego doświadczenia zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz informację dotyczącą liczby przeprowadzonych postepowań o wartości powyżej kwot z art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

3. Kryteria oceny oferty wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz opisem sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty

1)  Cena (C)                                                                                                                           60%

2)  Dostępność kluczowego personelu (osoby posiadającej co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz posiadającej doświadczenie w zakresie realizacji co najmniej jednego postępowania o wartości powyżej kwot z art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, o której mowa w ust. 2 pkt 2) niniejszego Zaproszenia do składania ofert) (D)                             20%

3) Czas udzielania odpowiedzi na pytania Zamawiającego, konsultacji oraz opinii (E)       20%

Ad 1) Cena (C)

Oferta z najniższą ceną otrzyma 100 pkt, inne proporcjonalnie mniej wg wzoru:

                        najniższa cena brutto

    (C)    =     -------------------------------------------------     x 100 pkt

                        cena brutto badanej oferty

Ad 2) Dostępność kluczowego personelu  (D)  

W ramach przedmiotowego kryterium przyznaje się punkty w skali od 50 do 100 w następujący sposób:

- oferta, w której Wykonawca zadeklarował stałą obecność w siedzibie Zamawiającego osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy, będącej uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy, co najmniej trzynaście razy w miesiącu w dniach i godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, w wymiarze czasu określonym przez Zamawiającego otrzymuje 100 punktów,

- oferta, w której Wykonawca zadeklarował stałą obecność w siedzibie Zamawiającego osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy, będącej uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy, co najmniej dziesięć razy w miesiącu w dniach i godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, w wymiarze czasu określonym przez Zamawiającego otrzymuje 50 punktów.

Ad 3) Czas udzielania odpowiedzi na pytania Zamawiającego, konsultacji oraz opinii (E)

W ramach przedmiotowego kryterium przyznaje się punkty w skali od 50 do 100 w następujący sposób:

- oferta, w której Wykonawca zadeklarował, iż odpowiedzi na pytania Zamawiającego, konsultacji oraz opinii będzie udzielał w terminie nie dłuższym, niż dwa dni robocze otrzymuje 100 punktów,

- oferta, w której Wykonawca zadeklarował, iż odpowiedzi na pytania Zamawiającego, konsultacji oraz opinii będzie udzielał w terminie nie dłuższym, niż trzy dni robocze otrzymuje 50 punktów.

Całkowita liczba punktów P, jaką może otrzymać Wykonawca wyniesie:

P  = C x 60%  +  D x 20%  +E x 20%

4. Termin realizacji umowy

Od daty zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2018 r.

5. Wykluczenia

Wykluczeniu z udziału w niniejszym postępowaniu podlegają:

1.    Podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1)       uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

2)       posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

3)       pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

4)       pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli,

Podmioty, które nie spełniają warunków udziału  w postępowaniu.

6. Warunki zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach, gdy:

1)       nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, lub

2)       konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach którego realizowana jest usługa doradztwa – kompleksowej obsługi postępowań prowadzonych w ramach Projektu pn. „Poprawa warunków prowadzenia działalności kulturalnej i edukacji artystycznej poprzez unowocześnienie wyposażenia Akademii Teatralnej w Warszawie”,

3)       z przyczyn niedających się przewidzieć w momencie podpisania umowy konieczna stanie się modyfikacja terminów realizacji Przedmiotu umowy.

7. Miejsce, sposób i termin składania ofert

Oferty należy składać osobiście lub za pośrednictwem poczty, na adres:

Akademia Teatralna im. Aleksandra Zelwerowicza w Warszawie, przy ul. Miodowej 22/24, 00-246 Warszawa, pokój nr 6 na parterze,

lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres:

international@at.edu.pl,

w terminie do dnia 24 stycznia 2018 r. do godz. 15.00 (decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego).

Osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie ogłoszenia jest Pani Beata Szczucińska, nr telefonu +48 22 831 95 45, adres poczty elektronicznej: international@at.edu.pl.

8. Lista dokumentów / oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1)    Formularz ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zaproszenia,

2)    Wykaz usług potwierdzających doświadczenie Wykonawcy, wraz dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie, zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zaproszenia,

3)    Wykaz osób potwierdzający doświadczenie osób wskazanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zaproszenia.

4)    Dokument, w którym ujawnione są zasady reprezentacji Wykonawcy/Pełnomocnictwo.

9. Dane Zamawiającego

Akademia Teatralna im. Aleksandra Zelwerowicza w Warszawie

ul. Miodowa 22/24
00-246 Warszawa

województwo mazowieckie , Warszawa

Numer telefonu: +48 22 831 95 45

Fax: + 48 22 831 91 01

NIP: 525-15-89-168

Pytania do treści Zaproszenia do składania ofert, jak i załączników, można składać, przed terminem upływu składania ofert, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres: international@at.edu.pl.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, jeśli wartość złożonych ofert przewyższy kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.

Załączniki do pobrania w załączonym do ogloszenia pliku:

1)       Załącznik nr 1 - formularz ofertowy

2)       Załącznik nr 2 – wykaz usług

3)       Załącznik nr 3 – wykaz osób

4)       Załącznik nr 4 – wzór umowy